POLÍTICA SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA

Contenido:

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. MARCO NORMATIVO
5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
6. POLÍTICAS SAGRILAFT
   6.1. Políticas Generales Del Sistema Sagrilaft
   6.2. Política Sobre Consulta En Listas Restrictivas
   6.3. Políticas de Conocimiento y Vinculación de Contrapartes
   6.4. Política para Manejo de Efectivo
   6.5. Política de Manejo de Operaciones, Negocios Y Contratos
   6.6. Política de Evaluación de Riesgos
   6.7. Política de Los Elementos del Sagrilaft
   6.8. Política sobre Capacitaciones
   6.9. Política sobre Reportes al Oficial de Cumplimiento
   6.10. Política sobre Nuevos Productos, Servicios o Canales de Distribución
   6.11. Política de Manejo De Contrapartes PEP.
   6.12. Política ‘ara Atención De Solicitudes Y Requerimientos Dde Información de Autoridades Competentes y Entes Externos
7. TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD

1. OBJETIVO

Para ANTONIO SPATH & CÍA. S.A., en adelante la Compañía, el presente instructivo tiene por objetivo implementar controles apropiados para garantizar razonablemente que esto sea utilizado como instrumento para el lavado de activos y/o financiación del terrorismo, de acuerdo con disposiciones legales vigentes.

Serán objetivos específicos de este instructivo los siguientes:

a. Establecer mecanismos de reporte de las Operaciones Objeto de Reporte a la UIAF o a cualquier otra autoridad que se llegue a designar como competente para tales efectos.
b. Crear y mantener una cultura de control de riesgos asociados al LAFTFPADM, en todos y cada uno de los trabajadores de la Empresa y personas vinculadas de cualquier forma a la misma.
c. Minimizar riesgos que de cualquier forma puedan afectar negativamente el funcionamiento de la Compañía tales como el reputacional, legal, inherente o residual.

2. ALCANCE

El presente instructivo se aplicará íntegramente a la Compañía, sus accionistas, administradores y trabajadores en el desarrollo de las actividades propias de su objeto social y constituye el marco mínimo de actuación frente a la administración, prevención y control del riesgo de LAFTFPADM para las siguientes contrapartes:

• Accionistas
• Clientes
• Proveedores
• Contratistas
• Agentes Aduanales
• Colaboradores
• Cualquier otra persona con la que se tenga relación

3. DEFINICIONES

Las definiciones del presente manual son tomadas de la circular externa 100-000016, emitida por la Super Intendencia de Sociedades el 24 de diciembre de 2020.

Activo Virtual: es la representación digital de valor que se puede comercializar o transferir digitalmente y se puede utilizar para pagos o inversiones. Los activos virtuales no incluyen representaciones digitales de moneda fiat, valores y otros Activos financieros que ya están cubiertos en otras partes de las Recomendaciones GAFI2.

Activos: es un recurso económico presente controlado por la Empresa como resultado de sucesos pasados.

Administradores: Se consideran Administradores; los Representantes Legales, el Liquidador y los miembros de las Juntas o Consejos Directivos, el agente (quien toma a su cargo la administración de la empresa de forma temporal) y quienes de acuerdo con los estatutos desempeñen funciones administrativas, sean estas personas principales o suplentes.

APNFD: son las actividades y profesiones no financieras designadas de Empresas, que para los efectos de la presente política son los siguientes: i) sector de agentes inmobiliarios; ii) sector de comercialización de metales y piedras preciosos; iii) sector de servicios contables; y iv) sector de servicios jurídicos.

Área Geográfica: es la zona del territorio en donde la Empresa desarrolla su actividad.

Asamblea de Accionistas: Es el Máximo Órgano de gobierno de La Compañía. Será el encargado de la toma decisiones sobre las políticas referentes al SAGRILAFT.

Beneficiario Final: es la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) a un cliente o a la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye también a la(s) persona(s) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica. Son Beneficiarios Finales de la persona jurídica los siguientes:

• Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica, en los términos del artículo 260 y siguientes del Código de Comercio.
• Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en un cinco por ciento (5%) o más de los rendimientos, utilidades o Activos de la persona jurídica.
• Cuando no se identifique alguna persona natural en los numerales 1) y 2), la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.

Son Beneficiarios Finales de un contrato fiduciario, de una estructura sin personería jurídica o de una estructura jurídica similar, las siguientes personas naturales que ostenten la calidad de:

• Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o puesto similar o equivalente;
• Comité fiduciario, comité financiero o puesto similar o equivalente;
• Fideicomisario(s), beneficiario(s) o beneficiarios condicionados; y
• Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los Activos, beneficios, resultados o utilidades.

Contraparte: es cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de Productos y servicios.

Debida Diligencia: es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, y Productos y el volumen de sus transacciones, que se desarrolla establecido en el numeral 5.3.1 de este Capítulo X.

Debida Diligencia Intensificada: es el proceso mediante el cual la Compañía adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la Contraparte, de su negocio, operaciones, Productos y el volumen de sus transacciones, conforme se establece en el numeral 5.3.2 de este Capítulo X.
Compañía: es la sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera supervisada por la Superintendencia de Sociedades.

Compañía: es la Compañía que debe dar cumplimiento a lo previsto en el presente Capítulo X y que se encuentran listadas en el numeral 4 de dicho capítulo.

Financiamiento del Terrorismo o FT: Conforme con lo dispuesto en el Articulo 345 Código Penal Colombiano, se define como: “El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas […]”.

Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva o FPADM: es todo acto que provea fondos o utilice servicios financieros, en todo o en parte, para la fabricación, adquisición, posesión, desarrollo, exportación, trasiego de material, fraccionamiento, transporte, trasferencia, deposito o uso dual para propósitos ilegítimos en contravención de las leyes nacionales u obligaciones internacionales, cuando esto último sea aplicable3.

Factores de Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM: son los posibles elementos o causas generadoras del Riesgo de LA/FT/FPADM/FPADM para cualquier Empresa. La Empresa deberá identificarlos teniendo en cuenta a las Contrapartes, los Productos, las actividades, los canales y las jurisdicciones, entre otros.

Herramientas: Corresponden a los medios que utiliza la Compañía para prevenir que se presente el riesgo de LA/FT/FPADM y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas están, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojas electrónicas de control.

GAFI: es el Grupo de Acción Financiera Internacional. Grupo intergubernamental creado en 1989 con el fin de expedir estándares a los países para la lucha contra el LA, el FT y el FPADM.

GAFILAT: es el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, organismo de base regional del GAFI, creado en el año 2000 y en el cual hace parte Colombia.

Ingresos Totales: son todos los ingresos reconocidos en el estado del resultado del periodo, como principal fuente de información sobre la actividad financiera de una Empresa para el periodo sobre el que se informa. De acuerdo con los criterios de revelación estos incluyen: Ingresos de Actividades Ordinarias, otros ingresos, ganancias (otras partidas que satisfacen la definición de ingresos pero que no son Ingresos de Actividades Ordinarias) e ingresos financieros.
Ingresos de Actividades Ordinarias: Son aquellos que se generan en el curso de las actividades principales del negocio de la Empresa.

Jurisdicción Territorial: Son las zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo de LA/FT/FPADM en donde La Compañía ofrece o compra sus productos.
LA/FT/FPADM/FPADM: para efectos de este Capítulo X, significa Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

Lavado de Activos o LA: es el delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal Colombiano (o la norma que lo sustituya o modifique).

Listas Vinculantes: son aquellas listas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas que son vinculantes para Colombia bajo la legislación colombiana (artículo 20 de la Ley 1121 de 2006) y conforme al derecho internacional, incluyendo pero sin limitarse a las Resoluciones 1267 de 1999, 1373 de 2001, 1718 y 1737 de 2006, 1988 y 1989 de 2011, y 2178 de 2014 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, y cualquiera otra lista vinculante para Colombia (como las listas de terroristas de los Estados Unidos de América, la lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas y la lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas). La Superintendencia de Sociedades mantendrá en su página web un listado de las Listas Vinculantes para Colombia como una guía, sin que estas sean taxativas.

Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM: es uno de los instrumentos que le permite a una Empresa identificar, individualizar, segmentar, evaluar y controlar los Riesgos LA/FT/FPADM/FPADM a los que se podría ver expuesta, conforme a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM identificados.

Medidas Razonables: son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa y su materialidad.

Monitoreo: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados. Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar la retroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las lecciones aprendidas.

Oficial de Cumplimiento: es la persona natural designada4 por la Empresa que está encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM, y cuyo perfil se señala más adelante, en este Capítulo X.

Operación Intentada: Es la operación en la que una persona natural o jurídica tiene la intención de realizar una Operación Sospechosa, pero ésta no se perfecciona porque quien pretende llevarla a cabo desiste o, porque los controles establecidos o definidos por la Compañía no le permiten realizarla.

Operación Inusual: es la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Empresa o, que por su número, cantidad o características no se enmarca en las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte.

Operación Sospechosa: es la Operación Inusual que, además, de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad de que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo de operaciones incluye las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.

PEP: significa personas expuestas políticamente, es decir, son los servidores públicos de cualquier sistema de nomenclatura y clasificación de empleos de la administración pública nacional y territorial, cuando en los cargos que ocupen, tengan en las funciones del área a la que pertenecen o en las de la ficha del empleo que ocupan, bajo su responsabilidad directa o por delegación, la dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos, el manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado. Estos pueden ser a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Incluye también a las PEP Extranjeras y las PEP de Organizaciones Internacionales.

PEP de Organizaciones Internacionales: son aquellas personas naturales que ejercen funciones directivas en una organización internacional, tales como la Organización de Naciones Unidas, Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, el Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) y la Organización de Estados Americanos, entre otros (vr.gr. directores, subdirectores, miembros de junta directiva o cualquier persona que ejerza una función equivalente).

PEP Extranjeras: son aquellas personas naturales que desempeñan funciones públicas prominentes y destacadas en otro país. En especial, las siguientes personas: (i) jefes de estado, jefes de gobierno, ministros, subsecretarios o secretarios de estado; (ii) congresistas o parlamentarios; (iii) miembros de tribunales supremos, tribunales constitucionales u otras altas instancias judiciales cuyas decisiones no admitan normalmente recurso, salvo en circunstancias excepcionales; (iv) miembros de tribunales o de las juntas directivas de bancos centrales; (v) embajadores; (vi) encargados de negocios; (vii) altos funcionarios de las fuerzas armadas; (viii) miembros de los órganos administrativos, de gestión o de supervisión de empresas de propiedad estatal; (ix) miembros de familias reales reinantes; (x) dirigentes destacados de partidos o movimientos políticos; y (xi) representantes legales, directores, subdirectores, miembros de la alta gerencia y miembros de la Junta de una organización internacional (vr.gr. jefes de estado, políticos, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía y altos ejecutivos de empresas estatales).

Política LA/FT/FPADM/FPADM: son los lineamientos generales que debe adoptar cada Empresa para que esté en condiciones de identificar, evaluar, prevenir y mitigar el Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM y los riesgos asociados. Cada una de las etapas y elementos del SAGRILAFT debe contar con unas políticas claras y efectivamente aplicables. Las políticas deben incorporarse en el manual de procedimientos que oriente la actuación de los funcionarios de la Empresa para el funcionamiento del SAGRILAFT y establecer consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia.

Productos: son los bienes y servicios que produce, comercializa, transforma u ofrece la Empresa o adquiere de un tercero.
Recomendaciones GAFI: son las 40 recomendaciones diseñadas por el GAFI con sus notas interpretativas, para prevenir el Riesgo de LA/FT/FPADM/FPADM, las cuales fueron objeto de revisión en febrero de 2012 y de actualización en junio de 2019. El resultado de esta revisión es el documento denominado estándares internacionales sobre la lucha contra el Lavado de Activos, el Financiamiento del Terrorismo y el Financiamiento de la

LA/FT/FPADM/FPADM: es el SAGRILAFT y el Régimen de Medidas Mínimas, en conjunto.

Régimen de Medidas Mínimas: son las obligaciones en materia de autogestión y control del Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM, previstas en el numeral 8 del presente Capítulo X.

Riesgo LA/FT/FPADM/FPADM: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el Lavado de Activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, o cuando se pretenda el ocultamiento de Activos provenientes de dichas actividades. Las contingencias inherentes al LA/FT/FPADM/FPADM se materializan a través de riesgos tales como el Riesgo de Contagio, Riesgo Legal, Riesgo Operativo, Riesgo Reputacional y los demás a los que se expone la Empresa, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades.

Riesgo de Contagio: Es la posibilidad de pérdida que una Empresa puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una Contraparte.

Riesgo Legal: es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

Riesgo Operativo: es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el Riesgo Legal y el Riesgo Reputacional, asociados a tales factores.
Riesgo Reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre una Empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la organización y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo Inherente: es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.

Riesgo Residual: es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.

Reportes Internos: Son aquellos que se manejan al interior de La Compañía y pueden ser efectuados por cualquier colaborador o miembro de la Compañía, que tenga conocimiento de un posible riesgo de LA/FT/FPADM.

ROS: Es el reporte de Operaciones Sospechosas. Es aquella operación que por su número, cantidad o características no se enmarca en el sistema y prácticas normales del negocio, de una industria o de un sector determinado y, además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada.

SIREL: es el sistema de reporte en línea administrado por la UIAF. Es una herramienta WEB que permite a las entidades reportantes cargar y/o reportar en línea la información de las obligaciones establecidas en la normativa de cada sector, de forma eficiente y segura, disponible las 24 horas del día, 7 días a la semana y 365 días al año6.

SAGRILAFT: es el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de LA/FT/FPADM/FPADM establecido en este Capítulo X.

Señales de Alerta: Son aquellas situaciones que al ser analizadas se salen de los comportamientos particulares de las contrapartes o del mercado, considerándose atípicas y que, por tanto, requieren mayor análisis para determinar si existe una posible operación de lavado de activos, financiamiento del terrorismo o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

SMLMV: es el salario mínimo legal mensual vigente.

Transacciones en Efectivo: Operación de pagos mediante la cual se entrega o recibe dinero en efectivo (Billetes – Monedas).

UIAF: es la Unidad de Información y Análisis Financiero, la cual es la unidad de inteligencia financiera de Colombia, con las funciones de intervenir en la economía para prevenir y detectar el LA/FT/FPADM/FPADM.

4. MARCO NORMATIVO

El presente instructivo recopila información relacionada con las normas y procedimientos que regirán el desarrollo de los procesos requeridos en la Prevención y Control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), en cumplimiento de lo dispuesto por La Superintendencia de Sociedades en la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 y demás disposiciones legales.
En el presente Manual, se establecen los lineamientos generales que deben adoptar Las Compañías en relación con el Sistema de Administración y Gestión del Riesgo LA/FT/FPADM. Las políticas que se adoptan permitirán el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del sistema de gestión de riesgos LA/FT/FAPDM y se traducen en normas de conducta y procedimientos que orientan la actuación de los colaboradores de la entidad

El presente instructivo se fundamenta en la normativa colombiana vigente. Para la debida administración y prevención del Riesgo del LA/FT/FPADM, La Compañía se guiará para todos sus efectos en los siguientes documentos:

Marco Legal Nacional

• Constitución Política Artículos 6°, 123, 333 incisos 5° y 335.
• Artículo 84 de la Ley 222 de 1995 y en el Decreto 1074 de 2015. Corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la vigilancia de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.
• Ley 599 de 2000 por medio de la cual se expide el Código Penal Colombiano.
• Numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 señala que la Superintendencia de Sociedades, dentro de sus funciones, está facultada para imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta por doscientos salarios mínimos legales mensuales, a quienes no cumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.
• Artículo 10 de la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control deben instruir a sus supervisados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información por reportar a la UIAF, de acuerdo con los criterios e indicaciones que se reciban de esa entidad.
• Ley 1121 de 2006. Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.
• Leyes por medio de las cuales se expide el Código Penal Colombiano en los delitos contra el orden económico social.
• Ley 1708 de 2014, Código de Extinción de Dominio.
Decretos

• Decreto 1674 de 2016. Por el cual se adiciona un capítulo al Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del 1081 de 2015, «por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República», en relación con la indicación de las Personas Expuestas Políticamente PEP a que se refiere el artículo 52 de la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción, aprobada mediante Ley 970 de 2005, y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 1068 de 2015 artículo 2.14.2. En relación con la obligación de las empresas del sector privado de reportar de operaciones sospechosas a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

Circular Básica Jurídica:

• Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, por medio de la cual se modifica integralmente la Circular Básica Jurídica en su Capitulo X.- Hace referencia al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT y al reporte obligatorio de información a la UIAF.
• Circular Externa No. 100-000004 del 09 de abril de 2021, por medio de la cual se modifican los numerales 2.1.2, 5.1.4.3.1, 5.1.4.5, 5.1.4.8, 5.3.2, 7.1, y 7.2 de la Circular Externa No. 100-000016 del 24 de diciembre de 2020.
• Circular Externa No. 100-000008 del 11 de junio de 2021.- Política de supervisión del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM.

Marco Legal Internacional

Existen a nivel internacional acuerdos que reúnen los principios y preceptos normativos sobre los cuales se definen las relaciones entre países y se establecen las responsabilidades y consecuencias que derivan del tratamiento de diversos temas de importancia transnacional. Como marco de referencia se anotan las siguientes:

• Convención de Viena de 1988: Convención de las Naciones Unidas Contra el Tráfico de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas (Aprobada por la Ley 67 de 1993 – Sentencia C-176 de 1994).
• Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo de 1999 (Aprobado por la Ley 808 de 2003 – Sentencia C-037 de 2004).
• Convención de Palermo de 2000: Convención de Naciones Unidas Contra la Delincuencia Organizada (Aprobada por la Ley 800 de 2003 – Sentencia C-962 de 2003).
• Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas Contra la Corrupción (Aprobada por la Ley 970 de 2005 – Sentencia C – 172 de 2006).
• 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera- GAFI.
• Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (GAFILAT)- Organización intergubernamental de base regional que agrupa a 16 países de América del Sur, Centroamérica y América del Norte para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo, a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.

5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

5.1. Estructura Organizacional

Como primera medida, es importante destacar que la Empresa, sus representantes legales, directivos, administradores, empleados y revisores fiscales deben primar, ante cualquier otro deber, el deber de colaborar con las autoridades, no solo atendiendo los requerimientos de estas, sino auxiliándolas y cooperando en la lucha contra los delitos del LAFTFPADM.

Por otro lado, será obligación de todos los funcionarios, accionistas y miembros de junta directiva de la Compañía acatar sin reparo las disposiciones contenidas en este manual y dar estricto cumplimiento a las políticas y reglas de conducta en el mismo.

Ahora bien, la Compañía contará con la siguiente estructura organizacional para el desarrollo de las actividades propias del SAGRILAFT.

5.1.1. Junta Directiva

Serán funciones de la Junta Directiva de la Compañía las siguientes:

• Establecer y aprobar la política del SAGRILAFT.
• Aprobar el SAGRILAFT y sus actualizaciones.
• Aprobar el manual SAGRILAFT y sus actualizaciones
• Designar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente, cuando sea necesario.
• Analizar y hacer seguimiento a los informes sobre el funcionamiento del SAGRILAFT y tomar decisiones sobre la totalidad de los temas tratados en los mismos.
• Analizar oportunamente los reportes y solicitudes realizadas por el Representante Legal.
• pronunciarse sobre los informes que presente la Revisoría Fiscal o Auditoría Interna que tengan relación con la implementación y desarrollo del SAGRILAFT y hacer seguimiento a las respectivas observaciones o recomendaciones. Dicho seguimiento debe constar en cada acta.
• Establecer los criterios para aprobar la vinculación de contraparte cuando sea un PEP.
• Establecer las pautas y determinar los responsables de realizar auditorías sobre el cumplimiento del SAGRILAFT
• Verificar que el oficial de cumplimiento cuente con la disponibilidad y capacidad necesaria para desarrollar sus funciones.
• Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento de las políticas contenidas en este manual.

5.1.2. Representante Legal

Serán funciones del representante legal las siguientes:

• Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces, junto con el Oficial de Cumplimiento, el manual del SAGRILAFT y sus actualizaciones.
• Estudiar los resultados de la evaluación de riesgos realizada por el oficial de cumplimiento y establecer los correspondientes planes de acción.
• Proveer los recursos técnicos, humanos, operativos, económicos y físicos, necesarios para implementar y mantener en funcionamiento del SAGRILAFT, así como para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar las labores de supervisión y cumplimiento de este.
• Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento, en el diseño, dirección, supervisión y monitoreo de SAGRILAFT.
• Verificar que el Oficial de Cumplimiento cuente con disponibilidad y capacidad necesaria para el desarrollo de sus actividades.
• Asegurarse de que las actividades que resulten del desarrollo del SAGRILAFT se encuentren debidamente documentadas.
• Decidir acerca de despidos laborales o memorandos de advertencia para aquellos empleados que cometan faltas frente a las políticas establecidas en el presente manual.
• Decidir en última instancia sobre la necesidad de presentar un reporte de una Operación Objeto de Reporte a la UIAF y de no continuar con una relación determinada con una persona o empresa como proveedor o cliente.
• Decidir frente a la contratación actual o futura de un proveedor y decidir frente a la venta o suministro de bienes a un cliente actual o potencial, a partir del informe o memorando interno enviado por el Oficial de Cumplimiento respecto a una determinada Operación Objeto de Reporte, sea que esta se reporte o no a la UIAF.
• Solicitar la intervención de personas distintas al Oficial de Cumplimiento para el análisis de una o varias Operaciones Objeto de Reporte tales como funcionarios de revisoría fiscal, contabilidad, compras, gerencia comercial y otros empleados de la Empresa, incluyendo los asesores legales externos. Si así lo considera necesario y dependiendo de la gravedad del asunto, podrá convocar una reunión extraordinaria de la junta directiva y/o asamblea general de accionistas para discutir un determinado caso.
• Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento del SAGRILAFT de acuerdo con la normatividad vigente, cuando así se requiera.

5.1.3. Oficial de Cumplimiento

Requisitos para ser designado Oficial de cumplimiento:

• Gozar de capacidad de toma de decisiones para gestionar el riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de la Junta Directiva o del máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
• Contar con conocimiento suficiente en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la empresa
• Contar con un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la empresa obligada
• No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo, revisor fiscal, quien haga sus veces en la empresa obligada o que ejecute funciones similares dentro de la compañía.
• No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) empresas obligadas, para fungir como Oficial de Cumplimiento en más de una empresa obligada, el Oficial de Cumplimiento deberá certificar, y el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en las empresas que compiten entre sí.
• Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la empresa obligada, esta persona natural o jurídica a la que esté vinculada si es el caso, deberá demostrar que en sus actividades profesionales cumple con las medidas mínimas de procedimientos de debida diligencia del capítulo X de la circular 100-000016.
• Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las empresas que conformen el grupo o conglomerado independientemente del grupo de empresas que la conformen.

5.1.3.1. Funciones del Oficial de Cumplimiento

• Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento del SAGRILAFT.
• Presentar, por lo menos, una vez al año, informe a la junta directiva o en su defecto al máximo órgano social. Este informe debe contener:
• Evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT
• Proponer las mejoras respectivas al sistema.
• Resultados de la gestión del oficial de cumplimiento en cumplimiento del SAGRILAFT
• Resultados de la gestión de la administración de la compañía en cumplimiento del SAGRILAFT
• Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando las circunstancias la requieran y por lo menos una vez cada dos (2) años. Para ello deberá presentar a la Junta Directiva o al máximo órgano social, según el caso, las propuestas y justificación de los correctivos y actualizaciones sugeridas al SAGRILAFT
• Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
• Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas razonables frente a las deficiencias informadas. Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, deberá promover que estos asuntos sean propuestos en conocimiento de los órganos competentes.
• Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en las instrucciones impartidas en torno al SAGRILAFT.
• Verificar el cumplimiento de los procedimientos de debida diligencia en la compañía.
• Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del riesgo de LAFTFPADM.
• Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del riesgo de LAFTFPADM que formarán parte del sistema.
• Realizar la evaluación del riesgo LAFTFPADM a los que la compañía esté expuesta.
• Realizar el reporte de las Operaciones Sospechosas Objeto de Reporte a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigidos por la norma vigente que se exija sobre el particular.
• Implementar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva su labor.
• Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo, así como la información suministrada por los clientes activos de la Empresa.
• Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación debe ser reportada la UIAF.
• Informar a las directivas de la Empresa acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de actividades delictivas, que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la Empresa.
• Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.
• Ser la instancia de consulta y reporte para los empleados de la Empresa con relación a las actividades preventivas de LAFTFPADM.
• Asistir al representante legal en el cumplimiento de las obligaciones propias de su cargo y en relación con la prevención del LAFTFPADM.
• Analizar en primera instancia, las faltas a las obligaciones establecidas en el presente manual por parte de los empleados de la Empresa.
• En el evento de que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona y/o entidad designada por las resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, reportarlo a la UIAF a través de los canales electrónicos seguros que determinen estas autoridades, con observancia de la respectiva reserva legal.

El Oficial de Cumplimiento deberá registrarse en el Sistema de Reporte en Línea administrado por la UIAF, tan pronto como sea designado para ocupar tal designación.

El nombre del Oficial de Cumplimiento designado por la Empresa, cada vez que se designe deberá ser informado a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios anexándose copia del acta de junta directiva en donde conste tal designación. Dicho informe deberá ser remitido dentro de los quince (15) días siguientes al a designación del Oficial de Cumplimiento.

Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene de velar por el funcionamiento del SAGRILAFT, el Oficial de Cumplimiento puede realizar muestreos de análisis de transacciones inusuales y participar en la evaluación de las que identifiquen los funcionarios responsables al interior de la entidad vigilada.

El Oficial de Cumplimiento será el responsable de la ejecución de las actividades de monitoreo con las herramientas destinadas para el efecto, de analizar la información resultante y notificar cuando sea pertinente, las operaciones inusuales o sospechosas detectadas a las autoridades. Igualmente, informará al jefe de área o dueño del respectivo proceso, los resultados de su análisis para que el mismo tome las acciones pertinentes

5.1.3.2. Inhabilidades e Incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento

Serán consideradas como inhabilidades o incompatibilidades para ejercer al Oficial de Cumplimiento u Oficial de Cumplimiento Suplente las personas que hayan incurrido alguna vez en delitos asociados al riesgo LA/FT.

5.1.4. Contabilidad

El departamento de Contabilidad deberá informar al Oficial de Cumplimiento acerca de transacciones en efectivo con montos superiores a los establecidos en las políticas de la compañía. En caso de considerarlo necesario y para efectos de este informe, podrá hacer las consultas del caso con tesorería a fin de presentar un informe unificado al Oficial de Cumplimiento.

En caso de que lo advierta, se deberá informar al Oficial de Cumplimiento frente a cualquier aspecto inusual de un proveedor, cliente o tercero que eventualmente pudiera generar algún tipo de riesgo a la Empresa por LAFTFPADM.

5.2. Órganos de Control

5.2.1. Revisoría Fiscal

La instancia responsable de efectuar la evaluación de las políticas de prevención de LA/FT/FPADM dentro de la Compañía será de la revisoría fiscal, quien en ningún momento será responsable de las etapas de la administración. Sin perjuicio de las funciones asignadas en el artículo 207 del Código de Comercio, éste debe elaborar reportes, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas contenidos en este documento.

Para efectos de lo previsto en el numeral 10 del artículo 207 citado, el revisor fiscal debe solicitar usuario y contraseña en el SIREL para el envío de los ROS.

Además, deberá poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento las inconsistencias y fallas detectadas en el tema y, en general, todo incumplimiento a las disposiciones que regulan la materia, efectuando recomendaciones o sugerencias que considere pertinente.
Para cumplir su deber, el revisor fiscal debe prestar atención a los indicadores que pueden dar lugar a sospecha de un acto relacionado con un posible LA/FT/FPADM y denunciarlo.

5.2.2. Auditoría Interna

El Representante Legal podrá disponer de los recursos para realizar por lo menos una vez al año una auditoría para evaluar la efectividad y cumplimiento del PTEE. El resultado de dichas auditorias debe ser comunicado al Oficial de Cumplimiento, Representante Legal y a la Junta Directiva mediante un informe, en el cual deberá informar sobre lo siguiente:
• La evaluación de riesgos de corrupción y soborno transnacional.
• Cumplimiento del sistema de control anticorrupción y antisoborno transnacional.
• Informar oportunidades de mejora identificadas o incumplimientos al sistema de control.
• Realizar seguimiento al cumplimiento de planes de acción.

6. POLÍTICAS SAGRILAFT

La Compañía controla el riesgo de Lavado de Activos, Financiación de Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva LA/FT/FPADM, derivado de las actividades comerciales y laborales asociadas a su objeto social, garantizando:

• El compromiso del personal con la prevención de LA/FT/FPADM.
• El uso de fondos de origen lícito y la transparencia en sus transacciones.
• Prácticas responsables en las relaciones comerciales y contractuales con las contrapartes.
• El cumplimiento de las disposiciones legales en materia de prevención de LA/FT/FPADM.

En La Compañía nos esforzamos por realizar negocios con altos estándares éticos y de transparencia; nuestro éxito y reputación son el resultado de nuestra cultura corporativa, de la integridad, del desempeño y compromiso de las personas que trabajan en la empresa.

6.1. Políticas Generales Del Sistema Sagrilaft

• Los socios, accionistas, administradores y empleados de La Compañía deben velar por el cumplimiento de las normas, procedimientos y directrices establecidas en esta política.
• Todo empleado es responsable de reportar al Oficial de Cumplimiento cualquier hecho o situación sospechosa que pueda suponer un intento de LA/FT.
• Los colaboradores de La Compañía deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de prevención y control de LA/FT, al logro de las metas comerciales o de costos de adquisición de productos y servicios.
• Es deber de La Compañía, sus accionistas, miembros de la Junta Directiva, órganos de administración, órganos de control, oficial de cumplimiento asegurar el cumplimiento de las normas establecidas para prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.
• El Oficial de Cumplimiento debe brindar todo el apoyo necesario a los colaboradores de La Compañía cuando se enfrenten a una situación de riesgo de participar en una
• conducta de lavado de activos como parte de la ejecución de actividades comerciales o compra de bienes y servicios.
• La Compañía deberá conservar los documentos soporte de las operaciones reportadas a la UIAF, así como los registros de transacciones y documentos del conocimiento de las contrapartes como mínimo por diez (10) años ya que puede ser requerido por las autoridades competentes.
• La Compañía, consagrará lineamientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, especialmente aquellas denominadas PEP.
• Todos los empleados de La Compañía deberán guardar total reserva acerca de los reportes que se realicen a las diversas autoridades, con respecto a los temas relacionados a LA/FT.
• Todos los empleados de La Compañía deberán informar al Oficial de Cumplimiento y/o a sus jefes cualquier operación inusual u operación sospechosa.
• Todos los empleados deberán conocer y cumplir las políticas SAGRILAFT para la prevención de los Riesgos LA/FT/FPADM relacionadas con actividades de índole comercial, y en especial, las que tienen que ver con el conocimiento de clientes, copropietarios, proveedores y accionistas.
• Todos los empleados deberán asistir y participar en las campañas de capacitación y las sesiones de entrenamiento realizadas en La Compañía.

6.2. Política Sobre Consulta En Listas Restrictivas

• La Compañía realizará las consultas y cruces de contrapartes con las listas restrictivas de personas o entidades que pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo según lo establecido en la Circular Básica Jurídica Capitulo X. Estas consultas se efectuarán con anterioridad a la vinculación de las contrapartes (clientes, proveedores, contratistas, accionistas y empleados) y de manera anual para verificar las bases de datos de las contrapartes existentes con las actualizaciones realizadas a dichas listas restrictivas.
• Las verificaciones en listas restrictivas de personas jurídicas y naturales se harán sobre la razón social, apellidos y nombres, NIT de la contraparte y sobre el nombre y la identificación de su representante legal, miembros de Junta Directiva y/o Socios y accionistas con participación igual o superior al 5% del capital social de las compañías. Tratándose de personas naturales se hará con sus nombres y apellidos y documento de identificación.
• La Compañía deberá tener adecuado conocimiento de los beneficiarios reales y/o controlantes de las respectivas contrapartes. Incluyendo aquellas personas que tienen el control efectivo final sobre una persona jurídica o son titulares del 5% o más del capital.
• La verificación se realizará previo a la vinculación y será actualizada, por lo menos una vez al año, en caso de que no se identifiquen riesgos en la contraparte evaluada. En caso de identificarse riesgos, estos serán monitoreados y actualizados de acuerdo con lo establecido en el manual Sagrilaft.
• La Compañía se abstendrá de vincular contrapartes que se encuentren reportados en vinculantes, o cuando el análisis determine que se encuentren vinculados en una investigación penal con formulación de acusación, o reportados por organismos de supervisión que impida su relacionamiento. Ningún empleado podrá autorizar operación alguna, servicio, apoyo o celebración de contratos de ningún tipo con las personas y empresas que aparezcan en las listas restrictivas o vinculantes.

6.3. Políticas de conocimiento y vinculación de contrapartes

La Compañía establecerá procedimientos e instructivos para el debido conocimiento de contrapartes desde la vinculación, actualización y permanencia hasta su retiro resultante de la terminación de la relación con La Compañía. *Ver Procedimiento de Debida Diligencia.

En ningún caso serán vinculados, cuando:

• Se encuentren incluidos en las listas emitidas por las Naciones Unidas (ONU), OFAC, Unión Europea y/o por cualquier otra institución internacional.
• La información pública los relacione con actividades delictivas, especialmente aquellas con supuesta vinculación al narcotráfico, terrorismo o al crimen organizado, siempre y cuando sea suficiente y fiable (prensa, medios, etc.)
• Tengan negocios cuya naturaleza haga imposible la verificación de la legitimidad de las actividades que desarrollan o la procedencia de los fondos.
• Se rehúsen a entregar la documentación que permita realizar una plena identificación del titular y/o beneficiario final.
• Se niegan a presentar copia del documento que acredite la identidad, o de cualquier otro documento que resulte necesario para su vinculación comercial.
• Presenten documentos manifiestamente falsos o cuyas características externas, permitan albergar serias dudas sobre su legalidad o legitimidad.
• Cualquier otra categoría que conlleven a una exposición de la Compañía a riesgos legales y/o reputacionales.
• Previo a la vinculación de cualquier contraparte se deberá realizar la debida diligencia de acuerdo con el procedimiento establecido para ello.
• Cada 2 (dos) años La Compañía deberá realizar la actualización de la Debida Diligencia completa incluyendo formato de conocimiento de la contraparte y consulta en listas restrictivas o cuando se requiera por cambios en la naturaleza de la contraparte.

6.4. Política Para Manejo De Efectivo

• Tesorería recibirá los pagos a través de las cuentas bancarias habilitadas en las entidades financieras establecidas.
• En caso de recibir pagos en efectivo iguales o superiores a $10.000.000. (COP) o su equivalente, se debe solicitar la aprobación del jefe inmediato e iniciar un monitoreo de las transacciones con el tercero objeto de la operación y soportado por la autodeclaración del origen de fondos de la contraparte (Formato declaración orígenes de fondos)
• El área financiera debe realizar las verificaciones mensuales de los pagos por cada cliente, para identificar y monitorear los clientes que realizan pagos de forma frecuente iguales o mayores a $10.000.000, oo (COP), así mismo debe reportarlas al oficial de cumplimiento.
• Tesorería no debe realizar pagos a terceros con los cueles no tenga ninguna negociación o no se haya surtido el proceso de vinculación establecido.

6.5. Política De Manejo De Operaciones, Negocios Y Contratos

• En La Compañía todo negocio, actividad y contrato debe tener el respectivo soporte, autorizaciones o aprobaciones respectivas y los datos de control y seguimiento respectivo acorde con el procedimiento establecido.
• Cada documento además de ser un soporte en la negociación o acreditar una transacción, constituye un respaldo probatorio para cualquier investigación que realicen las autoridades competentes.
• El área financiera de la Compañía debe verificar que toda cuenta por pagar este soportada por una factura y los soportes o documentos establecidos. Las verificaciones en listas se realizarán para personas naturales con los nombres, apellidos y número de identificación; para personas jurídicas se realizará la razón social y el NIT con el digito de verificación, nombres y apellidos del representante legal, miembros de Junta Directiva y Accionistas con participación igual o superior al 5% del capital social de la Compañía.
• El área de Tesorería debe asegurarse que los fondos enviados o recibidos por la Compañía, no correspondan a países o jurisdicciones clasificadas de mayor riesgo por las autoridades internacionales.

6.6. Política De Evaluación De Riesgos

• La Compañía deberá realizar un análisis e identificación de riesgo de LA/FT asociado a los productos o servicios que se adquieran o se ofrezcan. La evaluación del riesgo se debe realizar antes de la implementación de estos.
• Se debe revisar y en caso de ser necesario, actualizar la evaluación de riesgo de LA/FT de manera anual o cuando exista una actualización de los factores de riesgo identificados. Se debe dejar registro de la actualización en las herramientas que la compañía defina para tal fin.
• El Oficial de Cumplimiento debe evaluar los riesgos relacionados con SAGRILAFT, socializando a la administración las respectivas recomendaciones a cerca de los controles que se deberán implementar respecto a dichos riesgos.
• Los empleados deben garantizar la aplicación de los diferentes controles que se definan para mitigar los riesgos asociados al LA/FT. Para estos los controles deben ser divulgados y los empleados deben recibir la respectiva capacitación en la ejecución y la importancia de los controles definidos.
• Cada riesgo asociado a LA/FT, debe ser medido de acuerdo con la metodología definida y aprobada por La Compañía, documentado en su procedimiento de gestión integral de riesgos
• Los tratamientos definidos deben quedar formalizados, se debe definir un responsable y una fecha de implementación. Estos tratamientos deben comunicarse a las áreas y personas responsables y se debe realizar un seguimiento a su adecuada implementación.
• Los controles deben quedar documentados en los diferentes procesos, como parte de las actividades de los procesos, los instructivos, Manuales u otros documentos que hacen parte de la empresa.

6.7. Política De Los Elementos Del Sagrilaft

• Los resultados de la evaluación de riesgo de LA/FT deben ser presentados por el Oficial de Cumplimiento a la Junta Directiva para su revisión, seguimiento y recomendaciones acerca de los riesgos, controles e indicadores.
• Las políticas y procedimientos SAGRILAFT de La Compañía, son de obligatorio cumplimiento para los miembros de la Junta Directiva, administradores, empleados, clientes, proveedores, contratistas y demás terceros vinculados.
• Anualmente el Oficial de Cumplimiento realizará un seguimiento a la funcionalidad del SAGRILAFT, con el fin de detectar sus deficiencias, y proceder a su corrección.
• Anualmente el Oficial de Cumplimiento elaborará un reporte que permita establecer el perfil de riesgo residual de La Compañía, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo, de las fuentes de riesgo y de los riesgos asociados, el cual se dará a conocer al Gerente General y a la Junta Directiva incluyéndose en el informe de gestión del cierre de cada ejercicio anual.

6.8. Política Sobre Capacitaciones

Corresponderá al área de Recursos Humanos y al Oficial de Cumplimiento, elaborar el programa y cronograma de capacitación, para los empleados de La Compañía con una periodicidad mínima anual, que permita su actualización frente a SAGRILAFT.

• Los empleados de La Compañía serán capacitados, por lo menos, anualmente en SAGRILAFT los empleados nuevos deberán recibir esta capacitación como parte del proceso de inducción o vinculación.
• La Compañía brindará capacitación a sus empleados con un nivel de extensión y profundidad conforme a su nivel de riesgo.
• Las contrapartes externas (proveedores, clientes y contratistas), tendrán acceso a las políticas a través de la página web de la compañía.
• Las capacitaciones anuales realizadas a los empleados de La Compañía deberán ser debidamente evaluadas, y de tales evaluaciones se deberá dejar constancia documental. Además, se deberán llevar registros de asistencia por cada capacitación realizada, mediante el formato que para el efecto disponga el área de Recursos Humanos

6.9. Política Sobre Reportes Al Oficial De Cumplimiento

Los jefes de proceso de La Compañía con riesgo de LA/FT/FPADM deben reportar de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento las operaciones inusuales o señales de alerta que identifiquen en los procesos.

Los reportes de operaciones inusuales, sospechosas o señales de alerta, recibidos por el Oficial de Cumplimiento deben ser tratados según las disposiciones del procedimiento de Reporte de Operaciones Inusuales y Sospechosas.

Una vez se identifique una contraparte de alto riesgo debe ser reporta de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien se encargará de realizar el análisis respectivo según las indicaciones del procedimiento de reporte de Operaciones Inusuales y Sospechosas.

Toda información reportada al Oficial de Cumplimiento, así como el soporte físico que la sustentan, debe ser manejada bajo un nivel de “Estricta Confidencialidad”, su divulgación es causal para incurrir en las sanciones mencionadas en el Código de Ética de La Compañía.

6.10. Política Sobre Nuevos Productos, Servicios O Canales De Distribución

La Compañía debe realizar la identificación y evaluación de los riesgos asociados a LA/FT/FPADM y diseñar los controles suficientes para su mitigación, previamente al lanzamiento de cualquier producto, ajustes o modificaciones de las características, la incursión de un nuevo mercado y la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones.

6.11. Política De Manejo De Contrapartes PEP.

A las contrapartes PEP se les aplicará una debida diligencia intensificada utilizando el formato de Conocimiento Ampliado PEP, la cual se extenderá a su cónyuge o compañero permanente y sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.

Cuando el PEP sea socio directa o indirectamente con una participación superior al 5% de la persona jurídica o esté asociado y ejerza el control de la persona jurídica en los términos del artículo 261 del Código de Comercio, se les aplicará una debida diligencia intensificada.
Para continuar con una negociación o relación contractual con un PEP se debe obtener la aprobación de un funcionario de nivel superior a aquel que normalmente las aprueba.

Las contrapartes que pierdan su condición de alto riesgo o PEPs, serán excluidos de la base de datos correspondiente, teniendo en cuenta el plazo establecido en el Decreto 1674 de 2016, documentos que lo complementen o lo reemplacen.

6.12. Política Para Atención De Solicitudes Y Requerimientos De Información De Autoridades Competentes y Entes Externos

Toda solicitud o requerimiento por temas relacionados con el Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva realizado por autoridades competentes o entes externos, debe ser atendido por el Oficial de Cumplimiento, según las disposiciones consignadas en la circular externa 100-0016 del 2020 expedido por la Super Intendencia de Sociedades.

Por lo anterior, la puesta en marcha del SAGRILAFT requiere del cumplimiento efectivo de las Políticas y los procedimientos, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el Manual de prevención de LA/FT/FPADM, en los términos descritos más adelante, y debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Compañía, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas.

7. TRANSPARENCIA Y PUBLICIDAD
   Se publicará el presente documento en el sitio web: antoniospath.com Lo anterior es con la finalidad de dar a conocer los lineamientos establecidos en dicho documento.

Elaborado Por:

Oficial de Cumplimiento

Revisado Por:

Gerente Administrativa

Aprobado por:

Representante Legal